Özel Kalem Nedir?
Özel kalem, devlet kurumlarında veya özel kurumlardaki üst düzey yöneticilerin görüşmelerini düzenleyerek, gizlilik derecesine sahip olan yazışmalarını gerçekleştiren, gerekli durumlarda özel işlerinde onlara yardımcı olan kişidir. Kısaca özel kalem nedir denildiğinde, yetkili makamların danışmanlarıdır denilebilir.
Özel Kalem Müdürü Kimdir?
Özel kalem müdürü, idari olarak bağlı bulunduğu yöneticinin; günlük iş takvimini oluşturmak, şahısların kendisiyle görüşme taleplerini almak ve ilgili makamın günlük işleyişini organize etmekle yükümlü kamu memurudur.
Özel Kalem Müdürünün Görevleri ve Sorumlulukları
Özel kalem müdürünün görev ve sorumlulukları, çalıştığı kuruma bağlı olarak farklılık gösterebilir. Ancak genel olarak özel kalem müdürünün görev ve sorumlulukları şunlardır:
- Yöneticinin günlük iş takvimini oluşturmak ve yürütmek
- Yöneticinin resmi ve özel yazışmalarını düzenlemek ve takip etmek
- Yöneticinin görüşmelerini düzenlemek ve randevularını almak
- Yöneticinin özel ve resmi dosyalarını tutmak ve arşivlemek
- Yöneticinin görevlendirmelerinde görevden ayrılma, göreve başlama yazışmalarını takip etmek ve yolculuk ile konaklama için rezervasyonlarını yapmak
- Yöneticinin protokol ve tören işlerini düzenlemek ve yürütmek
- Yöneticinin talimatlarını yerine getirmek ve ona yardımcı olmak
Özel Kalem Müdürünün Yetkinlikleri
Özel kalem müdürü olmak için aşağıdaki niteliklere sahip olmak gerekir:
- En az lisans derecesi
- İyi derecede iletişim ve organizasyon becerileri
- Problem çözme ve karar verme becerileri
- İşbirliği ve ekip çalışması becerileri
- Gizlilik ve güvenilirlik
Özel Kalem Müdürünün Çalışma Şartları
Özel kalem müdürleri genellikle haftada 40 saat olmak üzere mesai saatleri içerisinde çalışırlar. Ancak, yöneticinin ihtiyaçları doğrultusunda mesai saatleri dışında da çalışabilirler. Özel kalem müdürleri, kamu kurumlarında görev yaptıklarında 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’na tabi olarak çalışırlar. Özel sektörde görev yaptıklarında ise iş kanununa tabi olarak çalışırlar.
Özel Kalem Müdürünün Maaşı
Özel kalem müdürünün maaşı, çalıştığı kuruma ve pozisyonuna göre farklılık gösterir. Ancak, genel olarak özel kalem müdürleri, kamu kurumlarında görev yaptıklarında 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nda belirlenen ek gösterge ve ek tazminatlara göre maaş alırlar. Özel sektörde görev yaptıklarında ise maaşları, işverenin belirlediği kriterler doğrultusunda belirlenir.
Özel Kalem Müdürü Nasıl Olunur?
Özel kalem müdürü olmak için üniversitelerin ilgili bölümlerinden mezun olmak gerekir. Bu bölümler, genellikle idari bilimler, siyaset bilimi, kamu yönetimi, hukuk gibi bölümlerdir. Özel kalem müdürü olmak için ayrıca kamu personeli seçme sınavına (KPSS) girmek ve yeterli puan almak gerekir.
Özel Kalem Müdürünün Kariyer Gelişimi
Özel kalem müdürü olarak başarılı olan kişiler, daha üst düzey yöneticilik pozisyonlarına yükselebilirler. Ayrıca, özel sektörde de kariyer yapabilirler.
Özel Kalem Müdürünün Önemi
Özel kalem müdürü, yöneticinin günlük iş akışını düzenlemekle ve ona yardımcı olmakla görevlidir. Bu nedenle, yöneticinin başarısında önemli bir rol oynar. Özel kalem müdürü, yöneticinin zamanını verimli kullanmasını sağlayarak, yöneticinin daha önemli konulara odaklanmasını sağlar. Ayrıca, yöneticinin resmi ve özel yazışmalarını düzenlemek ve takip etmekle görevli olan özel kalem müdürü, yöneticinin itibarını korumaya yardımcı olur.
Özetle, özel kalem müdürü, yöneticinin günlük iş akışını düzenlemekle ve ona yardımcı olmakla görevli önemli bir pozisyondur. Özel kalem müdürü olmak için iyi derecede iletişim ve organizasyon becerileri, problem çözme ve karar verme becerileri, işbirlikçi ve ekip çalışması becerileri, gizlilik ve güvenilirlik gibi niteliklere sahip olmak gerekir.