E-Arşiv Fatura Nedir?
E-arşiv fatura, kağıt fatura yerine elektronik ortamda düzenlenen ve vergiye tabi olan mal ve hizmet satışlarını belgeleyen bir belgedir. E-arşiv fatura, Vergi Usul Kanunu ile düzenlenmiş ve 2013 yılında uygulamaya girmiştir.
E-arşiv fatura, kağıt faturayla aynı hukuki geçerliliğe sahiptir. Bu nedenle, e-arşiv faturayı kesen ve alan taraflar, kağıt fatura kesiyormuş gibi aynı hak ve sorumluluklara sahiptir.
E-Arşiv Faturanın Zorunlu Olduğu Durumlar
E-arşiv faturanın zorunlu olduğu durumlar, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile 397 sıra no.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile belirlenmiştir. Buna göre, e-arşiv faturanın zorunlu olduğu durumlar şu şekildedir:
- Aynı gün içerisinde vergi mükelleflerine KDV dahil 5.000 TL ve üzeri, vergi mükellefi olmayan kişilere KDV dahil 6.000 TL ve üzeri fatura kesen firmalar
- Kamu idareleri
- İhracat yapan firmalar
- Serbest meslek erbapları
E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?
E-arşiv fatura kesmek için, öncelikle e-fatura mükellefi olmanız gerekir. E-fatura mükellefi olmak için, Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) başvuru yapmanız gerekmektedir.
E-fatura mükellefi olduktan sonra, e-arşiv fatura kesmek için iki farklı yöntem kullanabilirsiniz:
- GİB Portal
- Özel entegratör
GİB Portal ile E-Arşiv Fatura Kesme
GİB Portal ile e-arşiv fatura kesmek için, öncelikle GİB’in e-arşiv portalına giriş yapmanız gerekir. Giriş yaptıktan sonra, fatura bilgilerini girip faturayı imzalamanız yeterlidir.
GİB Portal ile e-arşiv fatura kesmenin avantajları şu şekildedir:
- Ücretsizdir
- Kullanımı kolaydır
- Herhangi bir teknik bilgi gerektirmez
Özel Entegratör ile E-Arşiv Fatura Kesme
Özel entegratör ile e-arşiv fatura kesmek için, öncelikle bir özel entegratör ile anlaşmanız gerekir. Özel entegratör, sizin için e-fatura mükellefi olur ve e-arşiv fatura kesmenizi sağlar.
Özel entegratör ile e-arşiv fatura kesmenin avantajları şu şekildedir:
- Daha kolay ve hızlıdır
- Teknik destek sağlar
- Raporlama ve analiz gibi ek özellikler sunar
E-Arşiv Faturanın Düzenlenmesi
E-arşiv fatura, kağıt faturayla aynı bilgileri içermelidir. Bu bilgiler şu şekildedir:
- Fatura numarası
- Fatura tarihi
- Fatura tutarı
- KDV oranı
- KDV tutarı
- Satıcının adı, soyadı/ünvanı, vergi numarası ve adresi
- Alıcının adı, soyadı/ünvanı, vergi numarası ve adresi
- Mal/hizmetin türü ve miktarı
- Mal/hizmetin bedeli
E-arşiv fatura, kağıt faturadan farklı olarak, elektronik imza ile imzalanır. Elektronik imza, faturanın kimlik ve bütünlüğünü sağlayan bir güvenlik unsurudur.
E-Arşiv Faturanın Muhafaza Süresi
E-arşiv faturalar, kağıt faturalarla aynı süreyle muhafaza edilir. Buna göre, e-arşiv faturalar, düzenlenme tarihinden itibaren 10 yıl süreyle saklanır.
E-Arşiv Faturanın Avantajları
E-arşiv faturanın birçok avantajı vardır. Bu avantajlar şu şekildedir:
- Kağıt fatura kullanımının azaltılmasıyla çevreye katkı sağlar.
- Faturaların hızlı ve kolay bir şekilde iletilmesini sağlar.
- Faturaların güvenli ve sağlam bir şekilde muhafaza edilmesini sağlar.
- Muhasebe işlemlerini kolaylaştırır.
- Vergi denetimini kolaylaştırır.
Sonuç
E-arşiv fatura, kağıt faturanın yerini alan ve birçok avantajı olan bir belge türüdür. E-arşiv fatura kesmek için, öncelikle e-fatura mükellefi olmanız gerekir. E-fatura mükellefi olduktan sonra, e-arşiv fatura kesmek için GİB Portal veya özel entegratör kullanabilirsiniz.