E-Arşiv Fatura Nedir?
E-arşiv fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak, elektronik ortamda oluşturulan ve muhafaza edilen faturadır. E-arşiv fatura, kağıt faturanın yerini alan ve tüm fatura bilgilerini içeren bir elektronik belgedir.
E-arşiv fatura, 535 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile uygulamaya konulmuştur. Tebliğ kapsamında, 01.01.2014 tarihinden itibaren, mal ve hizmet satışı gerçekleştiren tüm mükellefler, e-arşiv fatura uygulamasına geçmek zorundadır.
E-arşiv fatura, kağıt fatura ile aynı hukuki geçerliliğe sahiptir. Bu nedenle, e-arşiv fatura düzenleyen mükellefler, kağıt fatura düzenleme yükümlülüğünden kurtulmuş olurlar.
E-Arşiv Faturanın Avantajları
E-arşiv faturanın birçok avantajı bulunmaktadır. Bu avantajlar şunlardır:
- Zaman ve maliyet tasarrufu sağlar. E-arşiv fatura, kağıt faturaya göre daha hızlı ve kolay düzenlenebilir. Ayrıca, e-arşiv faturanın muhafazası ve saklanması da kağıt faturaya göre daha kolay ve maliyetsizdir.
- İş süreçlerini hızlandırır. E-arşiv fatura, iş süreçlerini hızlandırır ve verimliliği artırır. Ayrıca, e-arşiv fatura ile fatura bilgilerine anında ulaşılabilmesi, iş süreçlerini daha etkin bir şekilde yönetmeyi sağlar.
- Daha güvenlidir. E-arşiv fatura, kağıt faturaya göre daha güvenlidir. E-arşiv fatura, dijital imza ve şifreleme gibi güvenlik önlemleri ile korunmaktadır.
- Çevreye duyarlı bir uygulamadır. E-arşiv fatura, kağıt faturaya göre daha çevreye duyarlı bir uygulamadır. E-arşiv fatura ile kağıt tüketimi azalır ve çevreye verilen zarar azaltılır.
E-Arşiv Faturanın Zorunlu Olduğu Haller
E-arşiv fatura uygulaması, aşağıdaki hallerde zorunludur:
- İhracat yapan mükellefler, ihracat faturalarını e-arşiv olarak düzenlemelidir.
- Toptan ve perakende ticaret yapan mükellefler, 2023 yılı içerisinde 500.000 TL ve üzeri fatura tutarına ulaşan mükellefler, e-arşiv fatura uygulamasına geçmek zorundadır.
- Elektronik ticaret yapan mükellefler, e-arşiv fatura uygulamasına geçmek zorundadır.
E-Arşiv Faturanın Düzenlenmesi
E-arşiv fatura, GİB tarafından belirlenen standartlara uygun olarak düzenlenmelidir. E-arşiv faturayı düzenleyebilmek için, öncelikle e-fatura altyapısına sahip olunması gerekmektedir. E-fatura altyapısına sahip olunabilmesi için, GİB’e başvuru yapılması gerekmektedir.
E-arşiv fatura, e-fatura uygulaması üzerinden düzenlenebilir. E-fatura uygulaması üzerinden e-arşiv fatura düzenleyebilmek için, öncelikle e-fatura uygulamasına giriş yapılması gerekmektedir. Giriş yaptıktan sonra, “Fatura Düzenle” menüsünden “E-Arşiv Fatura” seçeneği seçilerek e-arşiv fatura düzenlenebilir.
E-arşiv fatura düzenlenirken, aşağıdaki hususlara dikkat edilmesi gerekmektedir:
- Faturanın içeriği, GİB tarafından belirlenen standartlara uygun olmalıdır.
- Faturanın elektronik imza ile imzalanması gerekmektedir.
- Faturanın muhafaza ve arşivlenmesi gerekmektedir.
E-Arşiv Faturanın Muhafazası ve Arşivi
E-arşiv faturalar, GİB’in e-arşiv sistemlerinde muhafaza edilir. Ancak, mükellefler de e-arşiv faturalarını kendi sistemlerinde muhafaza etmek zorundadır.
E-arşiv faturaların muhafaza süresi, faturanın düzenlendiği tarihten itibaren 10 yıldır. E-arşiv faturalar, elektronik ortamda muhafaza edilir ve istenildiği zaman görüntülenebilir.
E-Arşiv Faturanın İptali ve Değiştirilmesi
E-arşiv faturalar, kağıt faturalara göre daha kolay iptal edilebilir ve değiştirilebilir. E-arşiv faturanın iptali veya değiştirilmesi için, GİB’e başvuru yapılması gerekmektedir.
E-Arşiv Fatura ile İlgili Sık Sorulan Sorular
- **E-arşiv fatura, kağıt faturadan daha mı güvenlidir?