Sekreter Nedir? Ne İş Yapar?
Sekreter, bir şirket veya yönetici için temel büro, organizasyon ve ofis sorumluluklarını yerine getiren kişiye verilen mesleki unvandır. Sekreter, ofise gelen insanlara profesyonel bir karşılama sunarak iş imajını yansıtır.
Sekreterlerin görev ve sorumlulukları, çalıştıkları şirket veya kuruluşun büyüklüğüne, faaliyet alanına ve yöneticinin ihtiyaçlarına göre değişiklik gösterebilir. Ancak genel olarak sekreterlerin görevleri şu şekilde sıralanabilir:
- Ofis yönetimi: Sekreterler, ofislerin düzenli ve verimli bir şekilde çalışmasını sağlamaktan sorumludur. Bu kapsamda, ofis malzemelerini temin etmek, ofis temizliğini sağlamak, ofis araç ve gereçlerini kullanmak ve bakımını yapmak, ofis düzenini sağlamak gibi görevleri yerine getirirler.
- Telefon ve e-posta yönetimi: Sekreterler, ofise gelen telefonları yanıtlamak, e-postaları kontrol etmek ve yönetmek, gelen ve giden mesajları takip etmek gibi görevleri yerine getirirler.
- Randevu yönetimi: Sekreterler, yöneticinin randevularını düzenlemekten sorumludur. Bu kapsamda, randevu taleplerini almak, randevuları yöneticinin uygunluk durumuna göre ayarlamak, randevu hatırlatıcıları göndermek gibi görevleri yerine getirirler.
- Dosyalama ve arşivleme: Sekreterler, ofisteki belgeleri ve evrakların dosyalanması ve arşivlenmesi işlemlerinden sorumludur. Bu kapsamda, belgelerin sınıflandırılması, düzenlenmesi, saklanması ve gerektiğinde geriye dönük olarak bulunabilmesi için gerekli önlemlerin alınması gibi görevleri yerine getirirler.
- Toplantı ve etkinlik organizasyonu: Sekreterler, ofisteki toplantı ve etkinliklerin organizasyonundan sorumludur. Bu kapsamda, toplantıların yerini, saatini, katılımcılarını belirlemek, toplantı malzemelerini temin etmek, toplantıları takip etmek ve toplantı sonuçlarını raporlamak gibi görevleri yerine getirirler.
- Yazışma ve çeviri: Sekreterler, ofis içi ve dışı yazışmaları yapmaktan, gerektiğinde çeviri işlerini yürütmekten sorumludur.
- Müşteri hizmetleri: Sekreterler, ofise gelen müşterilere ve ziyaretçilere karşılama ve bilgilendirme yapmaktan sorumludur.
Sekreterlerin Nitelikleri
Sekreter olmak için herhangi bir zorunlu eğitim şartı yoktur. Ancak, sekreterlik mesleğini başarıyla yürütebilmek için bazı temel niteliklere sahip olmak gerekir. Bu nitelikler şunlardır:
- İyi iletişim becerileri: Sekreterler, ofisteki farklı kişilerle etkili bir şekilde iletişim kurabilmeli, yazılı ve sözlü iletişim becerilerine sahip olmalıdır.
- Organizasyon ve zaman yönetimi becerileri: Sekreterler, ofis işlerini organize edebilmek ve zamanı verimli bir şekilde kullanabilmek için güçlü organizasyon ve zaman yönetimi becerilerine sahip olmalıdır.
- Problem çözme becerileri: Sekreterler, ofiste karşılaşılan sorunları çözebilmek için güçlü problem çözme becerilerine sahip olmalıdır.
- Bilgisayar becerileri: Sekreterler, ofis işlerini yürütmek için gerekli bilgisayar becerilerine sahip olmalıdır.
- Yabancı dil becerileri: Sekreterler, çalıştıkları şirketin faaliyet alanına göre yabancı dil becerilerine sahip olmalıdır.
Sekreterlik Eğitimi
Sekreterlik mesleğini öğrenmek için birçok farklı eğitim kurumu bulunmaktadır. Bu kurumlar, sekreterlik alanında önlisans, lisans ve yüksek lisans programları sunmaktadır. Sekreterlik eğitiminde, ofis yönetimi, iletişim, organizasyon, zaman yönetimi, problem çözme, bilgisayar ve yabancı dil gibi dersler verilmektedir.
Sekreterlik Maaşları
Sekreterlerin maaşları, çalıştıkları şirket veya kuruluşun büyüklüğüne, faaliyet alanına, yöneticinin pozisyonuna ve sekreterin deneyimine göre değişiklik gösterebilir. Ancak genel olarak sekreterlerin maaşları, asgari ücretin üzerindedir.
Sekreterlik Mesleğinin Geleceği
Sekreterlik mesleği, günümüzde de oldukça popüler ve ihtiyaç duyulan bir meslektir. Teknolojinin gelişmesiyle birlikte sekreterlerin görev ve sorumlulukları değişmiş olsa da, sekreterlerin işgücü piyasasında önemli bir yeri olmaya devam edeceği öngörülmektedir.