Sekreter Telefon Konuşma Örnekleri
Sekreterler, ofislerde yöneticilere yardımcı olan kişilerdir. Bu yardımcılığın bir parçası da telefon görüşmelerini yürütmektir. Sekreterler, gelen ve giden telefon görüşmelerini kaydetmek, mesajları iletmek ve randevuları ayarlamak gibi çeşitli görevlerden sorumludur.
Sekreter telefon görüşmeleri, profesyonellik ve nezaket gerektiren önemli bir görevdir. Sekreterlerin bu görüşmeleri etkili bir şekilde yürütebilmesi için bazı temel kurallara uyması gerekir.
Sekreter Telefon Görüşmelerinde Uyulması Gereken Temel Kurallar
- Telefonu yanıtlarken, güler yüzlü ve profesyonel bir ses tonuyla konuşun.
- Arayanın kim olduğunu ve neden aradığını sorun.
- Arayanın isteklerini mümkün olduğunca hızlı ve doğru bir şekilde yerine getirmeye çalışın.
- Arayanın sorularını net ve anlaşılır bir şekilde yanıtlayın.
- Aramayı bitirirken, teşekkür ederek ve iyi günler dileyerek telefonu kapatın.
Sekreter Telefon Görüşmelerinin Türleri
Sekreter telefon görüşmeleri, farklı türlerde olabilir. Bu görüşmelerin bazı türleri şunlardır:
- Gelen telefon görüşmeleri: Bu görüşmelerde, sekreter arayan kişinin kim olduğunu ve neden aradığını öğrenir. Ardından, arayanın isteklerini yerine getirmeye çalışır.
- Giden telefon görüşmeleri: Bu görüşmelerde, sekreter yönetici adına başka bir kişiyi arar. Görüşmenin amacı, randevu ayarlamak, bilgi almak veya bir sorun hakkında bilgi vermek olabilir.
- Toplu aramalar: Bu görüşmelerde, sekreter aynı anda birden fazla kişiye telefon eder. Örneğin, bir toplantı için katılımcı aramaları yapmak veya bir anket yapmak için toplu aramalar yapılabilir.
- Özel aramalar: Bu görüşmelerde, sekreter yöneticinin özel ihtiyaçlarını karşılar. Örneğin, yöneticinin ebeveynlerini aramak veya bir iş arkadaşıyla kişisel bir konu hakkında konuşmak için özel aramalar yapılabilir.
Sekreter Telefon Görüşmelerinde Kullanılan Teknikler
Sekreterlerin telefon görüşmelerini etkili bir şekilde yürütebilmesi için bazı teknikleri kullanması gerekir. Bu tekniklerden bazıları şunlardır:
- Aktif dinleme: Sekreterler, arayan kişinin söylediklerini dikkatle dinlemelidir. Bu, görüşmenin amacını ve arayanın ihtiyaçlarını anlamalarına yardımcı olacaktır.
- Etkili soru sorma: Sekreterler, arayan kişinin ihtiyaçlarını daha iyi anlamak için etkili sorular sormalıdır.
- Net ve anlaşılır konuşma: Sekreterler, arayan kişinin söylediklerini net ve anlaşılır bir şekilde anlamalıdır. Bu, görüşmenin verimli bir şekilde yürütülmesine yardımcı olacaktır.
Sekreter Telefon Görüşmelerinde Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar
Sekreter telefon görüşmelerinde dikkat edilmesi gereken bazı noktalar şunlardır:
- Telefon görüşmelerini gizli tutun. Arayanın söylediklerini başkalarıyla paylaşmayın.
- Telefon görüşmelerinde kişisel yorumlar yapmayın.
- Telefon görüşmelerinde şaka veya espri yapmayın.
- Telefon görüşmelerinde gergin veya sinirli görünmeyin.
Sekreter Telefon Görüşme Örnekleri
Aşağıda, sekreter telefon görüşmeleri için bazı örnek konuşmalar verilmiştir:
Örnek 1:
Sekreter: Merhaba, [şirket adı]’na hoş geldiniz. [Yönetici adı] ile görüşmek istiyorum, lütfen.
Arayan: [Yönetici adı] müsait değil, ben onun asistanı [sekreter adı]. Yardımcı olabilir miyim?
Sekreter: [Yönetici adı] ile randevu almak istiyorum.
Arayan: [Yönetici adı]’nın haftalık programı şu şekilde:
- Pazartesi: 10:00-12:00 arası
- Salı: 14:00-16:00 arası
- Çarşamba: 10:00-12:00 arası
- Perşembe: 14:00-16:00 arası
- Cuma: 10:00-12:00 arası
Hangi gün ve saat uygun olur?
Sekreter: Çarşamba günü 10:00’da uygun olur.
Arayan: Tamam, Çarşamba günü 10:00’da [yönetici adı] ile randevunuzu oluşturdum. Randevu bilgilerin