Yazı İşleri Ne İş Yapar?
Yazı işleri, bir kurum veya kuruluşun yazışmalarını ve idari işlemlerini yürüten birimdir. Bu birimde çalışan kişilere yazı işleri personeli veya kalemdar denir. Yazı işleri personeli, kurumun resmi yazışmalarını hazırlamak, gelen yazıları işlemek, kurum içi ve dışı iletişimi sağlamak gibi görevleri yerine getirir.
Yazı İşleri Personelinin Görevleri
Yazı işleri personeli, kurumun yazışmalarını ve idari işlemlerini yürütmek için aşağıdaki görevleri yerine getirir:
- Yazışmaları hazırlamak: Yazı işleri personeli, kurumun resmi yazışmalarını hazırlar. Bu yazışmalar arasında, dilekçeler, evraklar, raporlar, yazılar, tebliğler, teftiş raporları, tebliğler, ihale ilanları, ihale evrakları, sözleşmeler, tutanaklar, davetiyeler, teşekkür yazıları, taziye yazıları vb. yer alır.
- Gelen yazıları işlemek: Yazı işleri personeli, kurumun gelen yazılarını işlemek için aşağıdaki adımları takip eder:
- Yazıyı teslim alır ve kayıt eder.
- Yazının içeriğini ve amacını belirler.
- Yazıyı ilgili birime yönlendirir.
- Yazının ilgili birim tarafından zamanında ve eksiksiz olarak tamamlanmasını sağlar.
- Yazının tamamlanmasını takiben ilgili birime geri gönderir.
- Kurum içi ve dışı iletişimi sağlamak: Yazı işleri personeli, kurumun kurum içi ve dışı iletişimini sağlamak için aşağıdaki görevleri yerine getirir:
- Kurum içi yazışmaları takip eder ve yönlendirir.
- Kurumun dış kurumlarla olan yazışmalarını takip eder ve yönlendirir.
- Telefon görüşmelerini cevaplar ve ilgili birime yönlendirir.
- Ziyaretçileri karşılar ve yönlendirir.
- Kurumsal arşiv oluşturmak ve yönetmek: Yazı işleri personeli, kurumun kurumsal arşivini oluşturmak ve yönetmek için aşağıdaki görevleri yerine getirir:
- Gelen ve giden yazıları arşivlemek.
- Arşivdeki belgelerin güvenliğini sağlamak.
- Arşivdeki belgelerin ihtiyaç duyulduğunda kolayca bulunmasını sağlamak.
Yazı İşleri Personelinin Nitelikleri
Yazı işleri personeli, aşağıdaki niteliklere sahip olmalıdır:
- İyi derecede Türkçe ve yabancı dil bilgisine sahip olmak.
- Yazışma kurallarına hakim olmak.
- Ofis yazılımlarını etkin bir şekilde kullanabilmek.
- Problem çözme ve karar verme becerisine sahip olmak.
- İletişim ve insan ilişkileri becerisine sahip olmak.
- Düzenli ve titiz bir çalışma alışkanlığına sahip olmak.
Yazı İşleri Personelinin Kariyer İmkanları
Yazı işleri personeli, kamu ve özel sektörde istihdam edilebilir. Kamuda, devlet dairelerinde, belediyelerde, üniversitelerde, hastanelerde vb. kurumlarda yazı işleri personeli olarak çalışılabilir. Özel sektörde ise, şirketlerde, firmalarda, derneklerde, vakıflarda vb. kurumlarda yazı işleri personeli olarak çalışılabilir.
Yazı işleri personeli, deneyim ve bilgi birikimi ile birlikte kariyer basamaklarını tırmanabilir. Daha üst düzey pozisyonlarda görev alabilir, yöneticilik yapabilir.
Yazı İşleri Bölümü
Yazı işleri personeli yetiştirmek için üniversitelerde ve meslek liselerinde yazı işleri bölümü bulunmaktadır. Bu bölümlerde, yazı işleri ile ilgili temel kavramlar, kurallar ve uygulamalar öğretilmektedir.
Yazı işleri bölümü mezunları, kamu ve özel sektörde yazı işleri personeli olarak çalışabilirler. Ayrıca, kendi işlerini kurabilirler.